Оформляем акты на уничтожение документов

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства; для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов! Акты структурных подразделений В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2023 году, могут быть включены:
документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г.

включительно; черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

1. давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
2. запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Без нее такие действия не считаются законными. Исключение из правил – государственные структуры.

Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт утверждается руководителем фирмы.

Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

1. документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
2. перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе. После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону.

В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Порядок уничтожения документов

Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

1. финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
2. документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения.

Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

1. первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ)
2. все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);

Списание документов с истекшим сроком хранения

;

1. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов: предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению; затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения; после этого переходят к непосредственной утилизации.

Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.

1. Отдельно вписывается состав комиссии.
2. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
3. Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
4. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
5. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
6. Вначале документа указывается название организации.

Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2023 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг). Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение.

Образец акта об уничтожении документов

Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2023 года и любых других документов бюджетной организации.

26 июня 2023 Автор: Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их .

• Иванов И.И. – председатель комиссии;
• Петров И.Н. – секретарь;
• а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год. Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

• укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
• укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
• заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
• номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
• далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
• запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
• укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

Шаг 4.

Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании. Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

№ 558 и составляют:

• сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
• квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст.

15.11 КоАП). Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Разбираемся с новыми правилами и составляем образец ПФХД на 2023 в бюджетном учреждении. 10 декабря 2023 Заявление на увольнение по собственному желанию является основанием для начала процедуры расторжения трудового договора.

Порядок его оформления имеет некоторые особенности, их важно учитывать.