Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец

Акт на списание документов с истекшим сроком хранения образец

Оформляем акты на уничтожение документов

Правила установили единую форму акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (в приложении 21):

    и для «предложений» подразделений, и для сводного документа, составляемого службой делопроизводства; для выделения к уничтожению и бумажных, и электронных документов! Акты структурных подразделений В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, который составляется в структурном подразделении в 2020 году, могут быть включены:

      документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, которые были составлены, исполнены и сформированы в дела в соответствии с номенклатурой дел в период с 2005 по 2015 г.

      включительно; черновики, проекты, копии, лишние экземпляры документов, которые были выделены из дел, сформированных по 2015 г.

Уничтожение бухгалтерской документации без нарушений

При этом комиссия может быть наделена правом в пределах своей компетенции:

  1. давать рекомендации структурным подразделениям по вопросам разработки номенклатуры дел, экспертизы ценности документов;
  2. запрашивать от руководителей отделов фирмы письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, а также другими правами.

Приведем примерную форму приказа о создании экспертной комиссии (см. образец 1).

В процессе своей работы комиссия составляет перечень документов, установленный законодательством срок хранения которых истек, и подписывает акт по его утверждению.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Без нее такие действия не считаются законными. Исключение из правил – государственные структуры.

Там сроки хранения документов кадровой политики другие. Да и охраняться документы там должны тщательнее. Обязательно для них обращение в правоохранительные органы при утере какой-либо бумаги. , в этом случае составляется только в архиве, после сохранения в специальном помещении госструктуры. Собрание ЦЭК (Центральной экспертной комиссии) обязательно при составлении подобного рода бумаг.

Она может существовать постоянно, ее созыв утверждается каждый год, и с этой же периодичностью производится изъятие и уничтожение документации, потерявшей свою ценность.

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)

Акт утверждается руководителем фирмы.

Особое место в нем отводится для даты составления — этот реквизит заслуживает отдельного внимания. Об этом поговорим далее. Чтобы не нарушить требования закона и случайно не избавиться от документов, срок хранения которых еще не истек, необходимо правильно исчислять эти сроки. При этом нужно учесть следующее:

  1. документы, созданные до 2009 года (включительно), можно уничтожать только в том случае, если истек срок хранения, указанный в Перечне типовых управленческих документов, утвержденном Росархивом 06.10.2000;
  2. перед уничтожением дел с датой оформления в 2010 году и позднее сроки их хранения нужно сверять с перечнем, утвержденным приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558.

Несмотря на то что перечень, утвержденный Росархивом 06.

Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению

Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе. После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону.

В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Порядок уничтожения документов

Сохранить во что бы то ни стало стоит такие бумаги:

  1. финансовые документы, если в компании регистрировался убыток: их срок хранения увеличивается пропорционально убыточному периоду.
  2. документы, по которым идет или намечается судебное разбирательство;

Бухгалтерские документы имеют свои особенности касательно сроков хранения.

Несмотря на то, что законодательно их уничтожение регламентируется теми же законодательными актами, что и для других бумаг, в отношении данных бухучета действуют дополнительные законодательные нормы, прописанные в Налоговом кодексе и ФЗ «О бухгалтерском учете»:

  1. первичную бухгалтерскую документацию нужно сохранять в неприкосновенности в течение минимум 5 лет (ст. 29 ФЗ)
  2. все документы, касающиеся вычисления и уплаты налогов, нужно хранить не менее 4 лет (ст.23 НК РФ);

Списание документов с истекшим сроком хранения

;

  • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
  • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
    1. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка.

    Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов: предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению; затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения; после этого переходят к непосредственной утилизации.

    Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения

    Они находятся в отделах организации и не сдаются в архив, а по истечении своего срока утилизируются.

    1. Отдельно вписывается состав комиссии.
    2. В конце акт должен содержать подписи всех членов комиссии по утилизации и автограф руководителя.
    3. Если объем документации слишком велик то бумаги делятся на категории и вносятся в бланк отдельными позициями.
    4. Также в документе можно указать вес или объем утилизируемых бумаг.
    5. В специальную таблицу (но можно и простым перечислением) вносится конкретный список уничтожаемых документов.
    6. Вначале документа указывается название организации.

    Заверять акт печатью не обязательно, поскольку он относится ко внутренней документации фирмы (на забываем и о том, что с 2020 года юридические лица имеют законное право не использовать в своей деятельности штампы и печати для удостоверения бумаг). Васильев/ Комиссия составляет акт о выделении документов на уничтожение.

    Образец акта об уничтожении документов

    Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций Разберем, как правильно заполнить образец акта об уничтожении бухгалтерских документов 2020 года и любых других документов бюджетной организации.

    26 июня 2020 Автор: Гавриленкова Екатерина Организация в своей деятельности создает большое количество документов. У каждого есть свой срок хранения. По истечении этого срока, их .

    Ликвидация оформляется актом об уничтожении (приказ Минкультуры России от 31.03.2015 г. № 526 — приложение 21) Чтобы уничтожить бумаги в организации, необходимо провести экспертизу их ценности. Для этого формируется экспертная комиссия, которая отбирает документацию и оформляет акт об уничтожении. Он представляет собой список всей документации, которую необходимо уничтожить.
    Хранить их необходимо в отдельной папке не менее 5 лет.

    • Иванов И.И. – председатель комиссии;
    • Петров И.Н. – секретарь;
    • а также Смирнов Е.Г. и Погодин Д.Н.

    По результатам экспертизы, комиссия решила утилизировать все накопившиеся банковские выписки за 2009 и 2010 год. Шаг 1. Заполним «шапку» формы: наименование организации, номер акта, место составления.

    Шаг 2. Заполним строки ниже. Строка «Название фонда» заполняется при уничтожении документации в архиве. Шаг 3. Заполним табличную часть:

    • укажем порядковый номер в хронологической последовательности;
    • укажем заголовок дела — необходимо внести названия бумаг, если они однородны, то их можно внести в один порядковый номер. В нашем случае заголовком будет «Банковские выписки»;
    • заполним крайние даты — это даты окончания срока действия бумаг, в примере — 2009 и 2010 годы;
    • номера описей необходимо поставить, если при передаче дел в архив создавалась опись. В нашем примере графа остается пустой;
    • далее указывается номер дела, который присвоен в номенклатурном перечне;
    • запишем количество единиц хранения. В нашем примере — «1 папка»;
    • укажем срок хранения документации и номера статей по перечню.

    Шаг 4.

    Укажем, как организация будет ликвидировать документацию. Она может быть уничтожена самой организацией или передана для уничтожения специализированной компании. Шаг 5. Укажем необходимые подписи в акте.

    Образец акта списания документов на уничтожение заполнен.

    Обязанность хранить их указана в законе «О бухгалтерском учете» (№ 402-ФЗ ОТ 06.12.2011 — ст. 29). Законодательными и нормативно-правовыми актами срок хранения устанавливается согласно правилам архивного дела, в среднем — 5 лет после отчетного года. Сроки хранения документов организации, в том числе бухгалтерских, установлены в приказе Минкультуры России от 25 августа 2010 г.

    № 558 и составляют:

    • сводная консолидированная и годовая бухгалтерская отчетность хранится постоянно;
    • квартальная отчетность, аудиторские заключения, документы учетной политики, первичка, расчетно-платежные ведомости, регистры бухгалтерского учета хранятся пять лет.

    Несоблюдение сроков хранения грозит организации штрафом, поскольку считается грубым нарушением правил бухгалтерского учета (ст.

    15.11 КоАП). Поделитесь с друзьями: Вместе с эти материалом часто ищут: Разбираемся с новыми правилами и составляем образец ПФХД на 2020 в бюджетном учреждении. 10 декабря 2020 Заявление на увольнение по собственному желанию является основанием для начала процедуры расторжения трудового договора.

    Порядок его оформления имеет некоторые особенности, их важно учитывать.