Как ответить на письмо о одобрении договора

Как ответить на письмо о одобрении договора

Как отвечать на приглашения к сотрудничеству?

Безусловно, не на все подобные приглашения следует незамедлительная реакция. Но в ряде случаев необходимость составления письма-ответа диктуется нормами официально-делового общения или/и профессиональными интересами. Письмо-приглашение к сотрудничеству позитивно по своей сути, поэтому ответ на него, даже если в нем содержится отказ, должен быть максимально корректным и обязательно содержать (пусть небольшую) благодарственную или комплиментарную часть.

Особое внимание следует уделять письмам-отказам.

Подобные письма не составляются в адрес предложений, совершенно не коррелирующих с направлением деятельности и профессиональными интересами коллектива компании-получателя письма.

И здесь работает закон разумной экономии рабочего времени и вовсе не нарушаются нормы делового этикета. Мы прекрасно понимаем, что нередко рассылка подобных писем приобретает характер “массового охвата” и не всегда ориентируется на конкретные потребности получателя.

Совершенно другая ситуация с письмами-приглашениями к сотрудничеству, отправленными в адрес вашей организации постоянными или потенциальными партнерами.

В этих случаях ответные письма, в том числе и письма-отказы пишутся обязательно. Это касается также и солидных компаний, с которыми мы вовсе не планируем взаимодействовать. Имидж подобных организаций не позволяет им заниматься непродуманной рассылкой указанных писем, а это означает, что мы принадлежим не к случайным адресатам и нам обязательно нужно написать ответ.

В письме-отказе, помимо благодарственной и комплиментарной частей, должно содержаться краткое описание причины отказа от предлагаемого сотрудничества.

Формулировка причины может быть представлена самыми общими фразами: .в связи с утвержденным на 2010-ой год бюджетом; .по причине предстоящих структурных изменений в компании;.в связи с инфраструктурными преобразованиями; . поскольку в настоящее время данная деятельность осуществляется на основании договора, подписанного с другой компанией; .

так как предлагаемые Вами цены являются для нашей компании на данном этапе слишком высокими и т. д. Предлагаем вашему вниманию следующие варианты писем-ответов. Ответ на письмо № 1 Генеральному директору ЗАО “Южное” П.Н.

Мальцеву Уважаемый Павел Николаевич!

Нами получено и внимательно рассмотрено Ваше предложение от 24.02.2010 № 33 об использовании натурального жидкого концентрата глубокого охлаждения для изготовления овощных соков.

Данное предложение интересно и своевременно для нас, поскольку в настоящее время мы приступили к разработке новой концепции стратегического развития нашей компании. И одним из важнейших положений данной концепции является расширение ассортимента выпускаемой продукции на базе высококачественных ингредиентов отечественного производства.

Благодарим Вас за предоставленную информацию. Специалисты нашего предприятия детально проанализировали технологическую возможность реализации Вашего предложения. Наши технологи дали предварительное положительное заключение, что является, безусловно, благоприятным прогнозом нашего взаимовыгодного сотрудничества.

Мы признательны Вам также за предложение о проведении подробных консультаций Вашими специалистами на нашем заводе. Надеемся, что это будет конструктивный профессиональный диалог.

Кроме того, обязательным условием для принятия окончательного решения является исследование концентрата в наших лабораториях. В связи с этим прошу Вас, уважаемый Павел Николаевич, командировать на наш завод Ваших специалистов с пробной партией сырья (один контейнер емкостью 25 литров) для проведения совместных исследований и обсуждения конкретных технологических этапов.
С уважением, Генеральный директор ОАО “Молочно-консервный завод “Рассвет” Ю.В.

Спиридонов Ответ на письмо № 2 Генеральному директору ЗАО “Кварц-М” В.С.

Таганову Уважаемый Василий Степанович! Благодарю Вас за информацию о возможности поставки новой номенклатуры отделочных материалов из керамического гранита (Ваш исх. от 14.02.2010 № 17-33). Предлагаемые Вами материалы, бесспорно, расширяют дизайнерские возможности при работе с заказчиками.

Однако мы не можем планировать использование в текущем строительстве указанных материалов в связи с их высокой стоимостью. При заключении АСК “Фортуна” новых подрядных договоров возможность использования этих материалов в более дорогостоящих проектах по вновь возводимому жилью обязательно будет рассматриваться и согласовываться с заказчиками.

С уважением и наилучшими пожеланиями, Заместитель генерального директора по закупкам АСК “Фортуна” Ф.Н. Шалыгин Ответ на письмо № 3 Директору ЗАО “ИТ-консалтингцентр” М.А.

Шаховой Уважаемая Маргарита Алексеевна! Специалисты нашего предприятия с большим интересом ознакомились с материалами, полученными от ЗАО “ИТ-консалтингцентр”.

Мы признательны Вам за внимательное отношение к деятельности нашего предприятия и выражаем свое уважение высокопрофессиональному коллективу ЗАО “ИТ-консалтингцентр”.

Ваша многоаспектная и масштабная деятельность в сфере консалтинговых услуг представляет большой интерес для предприятий, планирующих проведение реструктуризации. И наше предприятие не является исключением. В настоящее время акционерами и руководством ОАО “Полимер” проводятся организационные мероприятия по его включению в состав отраслевого регионального холдинга.

В холдинге предполагается объединить научные, проектные и производственные организации, обеспечивающие замкнутый технологический цикл разработки, производства и сбыта современных полимерсодержащих изделий и материалов. В связи с этим мы можем вернуться к рассмотрению Вашего предложения только после принятия окончательного решения о вхождении ОАО “Полимер” в состав указанного холдинга и определения конкретной программы его производственной деятельности. Мы уверены, что наш новый статус потребует консультаций профессионалов высокого класса, к которым относятся Ваши специалисты.

И надеемся, что это будет конструктивное и взаимообогощающее сотрудничество. С уважением Генеральный директор ОАО “Полимер” А.К. Иванов

Письмо о перезаключении договора на другую компанию

997 ФОРУМ!

посылается от имени организации контрагенту, когда она прекращает свое существование или по каким-либо другим причинам передает свои права по сотрудничеству другому юридическому лицу (либо ИП). ФАЙЛЫ Документы подобного рода принято составлять в свободной форме.

Тон и текст будут зависеть от того, какого характера было взаимодействие между контрагентами.

В любом случае каждое отдельное письмо – это отдельная «фраза» диалога делового общения. Для нее не может существовать унифицированной формы, так как каждое взаимодействие уникально.

Оснований для перезаключения договора может быть множество. Например:

  • Новая организация является правопреемником предыдущей.
  • Предыдущая компания обанкротилась.
  • Предыдущий договор был заключен без учета некоторых юридических норм.
  • Одну из сторон не устраивает существующее положение дел и пр.

В письме желательно точно отразить причину, побудившую делового партнера перезаключать соглашение. При этом адресата желательно ввести в курс дела предварительным звонком по телефону.

Практика показала, что обсуждение деталей взаимодействия проходит более конструктивно в устной форме.

К письмам часто прибегают, если компаний, с которыми необходимо перезаключить договор, много и звонок каждой займет много ценного времени одного либо нескольких сотрудников. Письма о перезаключении договора рекомендуется оформлять на фирменном бланке организации. Причем принципиально важно, чтобы реквизиты были указаны новой организации.

То есть компания-отправитель должна существовать и обращаться к контрагенту с конкретной просьбой.

От обанкротившейся либо по другим причинам «вышедшей из игры» компании такие просьбы будут восприниматься нелогично. Последовательно в бумаге располагается такая информация:

  • Об адресате. В правом верхнем углу прописывается, к какому из контрагентов направляется письмо. Даже если остальной текст обращения будет «под копирку», эта часть должна быть уникальной для каждого письма.
  • ФИО адресата.
  • Дата создания документа, при необходимости – его номер для последующей регистрации. Весь этот кластер данных располагается в правом верхнем углу листа, перед основным текстом письма.
  • Обращение. К деловым партнерам принято обращаться по имени отчеству и на «вы». Даже если отношения носят неформальный характер, в деловой переписке лучше придерживаться общих правил.
  • Причины перезаключения. В представленном бланке документа прописана общая причина – производственная необходимость. В каждом конкретном случае причины могут варьироваться. Главное – конкретика.
  • Наименование компании, на которую необходимо переоформить существующий договор.
  • Какой договор был заключен между контрагентами. Указываются его номер и дата подписания.
  • При необходимости – от какого числа нужно оформить новый договор между контрагентами.

Перезаключение договоров будет подразумевать смену реквизитов компаний. Для удобства лучше прилагать данные, которые необходимо изменить, списком.

В прилагаемом бланке имеются графы для указания платежных данных как старой, так и новой организации.

Указание контактов в письме наверняка сделает взаимодействие между деловыми партнерами гораздо удобнее. Кроме того, получение такого письма подразумевает приложение в виде нового договора. Он может быть как типовым, так и с внесенными изменениями. Если у организации-получателя не имеется возражения ни по одному из пунктов нового соглашения, то к компании-отправителю возвращается уже подписанный экземпляр.
Такие манипуляции позволяют перезаключать договора со многими учреждениями сразу без существенных временных затрат. Достаточно часто встречаются ситуации, когда договор требует обсуждений, доработок.

В таких случаях не обойтись без консультаций грамотного юриста. Одна либо обе стороны привлекают специалиста этого профиля для того, чтобы внести в перезаключаемый договор необходимые коррективы. По желанию сторон письмо о перезаключении договора на другую компанию может быть дополнено необходимыми для конструктивного взаимодействия моментами.

Оно может включать в себя:

  • Возможность получения ответного письма. Адресат может выразить свое согласие либо несогласие.
  • Временные рамки. Если подразумевается ответ, удобнее установить определенную дату, в течение которой этот ответ ожидается получить.
  • Указание реквизитов старой организации.
  • Дополнения в виде документов, подтверждающих положение дел, освещенных в причинах необходимости в перезаключении договора в первой части письма.

С юридической точки зрения, такое взаимодействие выходит за рамки общепринятого. Если одна из сторон договора имеет желание его расторгнуть, то она предупреждает вторую о своих намерениях заблаговременно.

А позже уже – заключается новый.

Таким образом, контрагент уже должен был быть поставлен в известность о том, что договор расторгается. А заключение нового – это полностью добровольный процесс. Организация-адресат может его подписать, если захочет. То есть принуждать к перезаключению договора с другой организацией предыдущая никоим образом не может.

По этим причинам особенно важно в письме о перезаключении договора на другую компанию высказывать просьбу, а не выдвигать требования.

Дополнительное соглашение к договору составляется только в том случае, когда в нем меняются некоторые из пунктов. Если же происходит смена одной из сторон, то тут проще всего будет заключить новый договор. Это правило касается всех случаев.

Даже когда у старой и новой организаций один владелец, все равно контрагенту следует заключать договор вновь. И по этому поводу деловая переписка может вестись достаточно продолжительное время.

, если оно оформлено в бумажном виде, регистрируется в журнале исходящей корреспонденции.

Как и все бумаги подобного рода, оно хранится на протяжении пятилетнего срока.

Письмо-подтверждение

6464 ФОРУМ!

– одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение. ФАЙЛЫ С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций.

В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо? Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их). Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу. Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере.

Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность). При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е.

печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации. Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше. При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Образец письма-ответа

Поэтому сложно ответить на Ваш вопрос о правомерности отказа, а также сформулировать текст письма.

марина | 17 11 2015 Здравствуйте, как правильно написать письмо-отказ от предоставлении услуг снятия показаний теплосчетчиков, так как это не наше оборудование. admin | 18 11 2015 Здравствуйте!

Напишите:

«Сообщаем Вам, что теплосчетчики не являются собственностью нашей организации, в связи с этим мы отказываемся от услуги снятия показаний счетчиков»

. Надежда | 19 01 2019 Здравствуйте! Пришел запрос от следственного отдела о проведении экспертизы.

Им нужен ответ — что-то вроде этого «Готовы ответить на поставленные вопросы.

Ответ на письмо-запрос.

Сумма экспертизы составляет .» admin | 21 01 2019 Здравствуйте! Можно написать: «Сообщаем Вам, что стоимость экспертизы по Вашей заявке составляет…».

Письмо-ответ

16390 ФОРУМ!

Составление ответа на (оно же письмо-ответ) – стандартная норма деловой этики. Как правило, с запросами обращаются либо потенциальные партнеры фирмы с просьбой предоставить какие-либо сведения о деятельности предприятия, товарах, услугах, ценах и скидках, либо уже существующие контрагенты, например для получения информации о сроках поставки, оплаты, пересылки или корректировки документов и т.д.
ФАЙЛЫ Ответ на запрос носит официальный характер и является частью делового документооборота фирмы.

В первую очередь следует помнить о том, что ответ должен писать именно тот сотрудник предприятия, на имя которого писалось первоначальное письмо. Исключения возможны только для тех случаев, если этот сотрудник по каким-либо причинам отсутствует (больничный, командировка. увольнение) – тогда ответ может написать тот, кто замещает отсутствующего на данный момент времени.

Язык и подача послания должны зеркально отражать письмо-запрос. Иными словами, в тексте желательно использовать ту же форму обращения, которую применил отправитель запроса, ту же лексику, терминологию, языковые обороты и последовательность изложения, конечно, при условии, что автор инициативного послания проявил себя как грамотный и корректный человек.

Нужно обязательно указывать ссылку на номер и дату входящего послания, но при этом нельзя повторять ошибки, допущенные автором запроса и нежелательно указывать на них в ответом письме (только если это не относится к конкретной деятельности фирмы). Ответ на запрос может быть как положительным, так и отрицательным.

  • Положительный ответ должен быть максимально подробным,
  • а отрицательный – обоснованным и предельно корректным.

Кроме того, при отказе на запрос хорошим тоном будет сообщить его автору информацию о том, при каких обстоятельствах ответ может стать положительным. В любом случае, ответное письмо должно быть составлено в максимально вежливой форме.

Желательно избегать пустых отписок и даже при отсутствии необходимой информации писать ответ нужно сдержанно, вежливо и уважительно по отношению к автору запроса. Грубость, ровно как и заведомо ложные сведения совершенно недопустимы.

Форма подачи и оформления ответа на письмо-запрос может сыграть решающую роль в отношениях между организациями.

Именно поэтому к его составлению следует относиться очень внимательно, придерживаясь определенных правил. В первую очередь, прежде чем составлять ответное письмо следует любым удобным способом проинформировать отправителя о получении запроса.

Далее, при наличии всей необходимой информации можно приступать к ответу.

Чем скорее будет написано ответное послание, тем лучше, но если в данный момент запрашиваемые сведения отсутствуют, с письмом лучше повременить.

Структура ответа вполне стандартна с точки зрения делопроизводства.

  1. Вверху послания (справа или слева) нужно написать название компании-отправителя (с указанием адреса и телефона), а также конкретного сотрудника, от имени которого составляется ответ.
  2. Далее аналогичным образом вносятся сведения о получателе.
  3. После этого пишется сам ответ. Он должен полностью соответствовать сути запроса и, если запрашивающий в своем письме задал сразу несколько вопросов, разбитых на отдельные пункты, ответ должен быть написан точно в таком же формате. Если к ответу прилагаются какие-либо дополнительные сведения, это необходимо отразить в тексте письма, отметив отдельно.
  4. Точно также, если того требуют обстоятельства, в ответ можно включать ссылки на какие-то законы, нормативные и правовые акты.

Ответ можно писать

  • как в рукописном виде (в основном так поступают тогда, когда сам запрос приходит в подобном формате),
  • так и в печатном (данный способ существенно экономит время).

Его можно оформлять на простом листе А4 формата или же на фирменном бланке организации – второй вариант позволяет не вбивать вручную реквизиты фирмы, да и выглядит значительно солиднее.

Ответ должен в обязательном порядке содержать подпись сотрудника, который представляет организацию с указанием его должности. Ставить печать не надо, т.к. с 2019 года требование закона о применении юридическими лицами штампов и печатей утратило силу.

Составляется ответ в единственном экземпляре, перед отправлением его нужно пронумеровать (в соответствии с внутренним документооборотом компании), а также проставить дату. Сведения об письме нужно внести в журнал учета исходящей документации – в случае, если ответ на запрос затеряется или возникнут разногласия с контрагентом, это позволит быстро разобраться в ситуации.

Ответ можно отправлять разными способами. Электронная почта или факс позволяют существенно сэкономить время. Но если письмо содержит особо ценную информацию или оригиналы документов и отправитель заинтересован в гарантированном получении послания, следует воспользоваться услугами Почты России, отправив ответ заказным письмом с уведомлением о вручении.

Практически все деловые письма требуют ответа, но из этого правила есть исключение. Письмо-ответ не нуждается ни в каком ответе, поскольку оно изначально не содержит в себе никаких просьб, запросов и предложений.

По сути дела, оно содержит лишь ту информацию, которая требовалась второй стороне.

При этом именно письмо-ответ может стать отправной точкой к заключению выгодного контракта или сделки, а также простым и доступным способом урегулирования каких-либо проблем и сложностей во взаимоотношениях между партнерами.

Сопроводительное письмо к договору

— обязательный документ, без которого сам договор не будет принят к рассмотрению и подписанию.

При оформлении сопроводительного письма к договору, направляемому на подпись контрагенту, необходимо учесть некоторые нюансы, о которых рассказано в статье. В процессе осуществления всех видов своей деятельности — хозяйственной, организационной, производственной или, например, экономической, организация получает и отсылает множество служебной корреспонденции. К числу ее адресатов и корреспондентов относятся вышестоящие организации, органы государственной и муниципальной власти, поставщики,

заказчики, деловые партнеры и даже физические лица.

Важнейшей частью внешнего документооборота являются письма, поскольку они либо отсылаются в виде отдельных документов, либо сопровождают пакеты документов — финансовых, бухгалтерских и прочих, в которых отсутствует такой реквизит, как адрес получателя. В том числе, рассылаются с договорами, заключенными предприятием или планируемыми к заключению. Основной характерной особенностью сопроводительных писем, в том числе, и сопроводительных писем к договорам, является наличие перечня приложенных к нему документов и текста, поясняющего, с какой целью эти документы направлены адресату.

Еще одной отличительной особенностью таких писем является вторичность — сами по себе такие письма самостоятельными документами не являются. Более того, в случае, когда такое письмо присылается адресату без приложения указанных в нем документов, лицо, отвечающее за первичную обработку корреспонденции в организации, обязано отослать его обратно.

В этом случае также должен быть составлен акт, подтверждающий, что указанные в сопроводительном письме документы отсутствуют. , в силу своей вторичности, не несет никакой информационной нагрузки, но, оформленное по установленным правилам, оно является: подтверждением факта отправки перечисленных в качестве приложений документов; подтверждением срока исполнения; инструкцией о том, с какой целью присланы перечисленные в нем документы, порядке их обработки и о том, какие документы и в каком виде должны быть возвращены в адрес отправителя.

Сопроводительные письма, как и вся организационно-распорядительная документация, оформляются в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003, который будет действовать, как минимум, до 1 июля 2019 года. Затем его планируют заменить на ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В таблице ниже приведен состав обязательных реквизитов в соответствии с действующим на сегодняшний день ГОСТ Их заполнение придаст к договору юридическую значимость. №№ реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Сведения, которые отражаются в реквизите 01, 02 или 03 Государственный герб, герб субъекта федерации или логотип компании-отправителя, зарегистрированный в установленном порядке 04, 05, 06 и 07 Код компании по ОКПО, регистрационный номер по ОГРН, ИНН и код постановки на учет КПП 08,09 Полное и краткое наименование предприятия, справочная информация о нем — банковские реквизиты, адреса, контактные телефоны 11 Дата составления сопроводительного письма в формате ДД.ММ.ГГГГ 12 Исходящий регистрационный номер в соответствии с номенклатурой дел 13 Исходящий номер и дата первичного документа (при его наличии) 14 Место составления документа 15 Информация о получателе сопроводительного письма 20 Текстовая часть сопроводительного письма 21 Отметка о наличии приложений и их полный нумерованный список с указанием количества листов и экземпляров отсылаемых документов 22 Подпись и расшифровка подписи руководителя предприятия-отправителя 25 Заверяющая подпись руководителя печать предприятия 27 Информация об исполнителе документа с указанием контактного телефона 28 Отметка об том, что документ обработан, исполнен и может быть подшит в деле 29 Входящий номер организации-адресата 30 Идентификатор электронной копии сопроводительного письма и место его хранения Читайте также: относится к категории деловых писем, поэтому для его оформления используется фирменный бланк организации, на котором уже напечатаны некоторые из обязательных реквизитов. На бланке необходимо будет заполнить адресную часть и проставить исходящий регистрационный номер.

Обратите внимание: Поскольку речь идет о договоре, предполагается, что руководители организации-отправителя и адресата уже знакомы, следовательно, начать письмо следует со слов «Уважаемый» и обращения по имени и отчеству.

Таковы правила хорошего делового тона. Справка

  1. При этом направляем Вам договор.;
  2. Высылаем в Ваш адрес договор.;
  3. Представляем Вам договор .

Также необходимо необходимо указать цель, с которой направляется документ — «для ознакомления» или «для подписания». Во второй части к договору обычно указывается, с какой целью договор направляется в адрес контрагента, например:

«Просим Вас ознакомиться с содержанием и подписать договор, скрепить его печатью направить в наш адрес один экземпляр»

.

, образец, представлен ниже. Скачать бланк сопроводительного письма можно . Есть еще вид договора, который подписывается не руководителем другого предприятия, а представительным органом работников предприятия. Это коллективный договор, который, в соответствии с Трудовым кодексом РФ, должен быть согласован с профсоюзным комитетом сотрудников.

Сопроводительное письмо к коллективному договору представлено ниже.

Подпись под сопроводительными письмами к договорам, как правило, ставит руководитель компании или же должностное лицо, у которого есть такое право, оформленное в соответствии с приказом. Часто некоторые пункты договора, отсылаемого на подпись контрагенту, могут вызвать его несогласие.

Другая сторона также может захотеть внести какие-то свои изменения и дополнения в текст присланного на подпись договора. Это естественно и не является особым препятствием для достижения согласия между сторонами. В этом случае вторая сторона имеет право оформить протокол разногласий и упомянуть его в сопроводительном письме к договору, присланному на подпись.

Образец сопроводительного письма к договору на подпись, направляемого в адрес отправителя с протоколом разногласий представлен ниже.

Читайте также:

Совет 1: Как ответить на официальное письмо

Выберите письмо, нажав на него один или два раза левой кнопкой мыши. 2 Среди вкладок над письмом найдите команду «Ответить».

Часто рядом с ней располагается ее символ – стрелочка влево (то есть назад). Нажмите на нее.На новой странице появится поле с введенной по умолчанию темой письма (обычно имеет вид “Re: тема полученного письма”).

Можете изменить название темы по своему усмотрению.Под полем с темой будет другое, с текстом исходного сообщения. Как правило, над ним полагается писать собственное сообщение.

Если текст полученного письма вам мешает, удалите его, выделив и нажав кнопку “Delete”. Введите собственное сообщение.Если хотите прикрепить файл, прокрутите до окончания поля с ответом и щелкните кнопку «Прикрепить файлы» (или «Приложить файлы»). 3 Кнопка быстрого ответа находится не только над сообщением, но и под ним.

Письмо-отказ

В письме все стандартно, но обязательно: информация об отправителе и адресате, затем — обращение, сам отказ с упоминанием поступившего предложения об участии в мероприятии и обязательно указание обстоятельств, послуживших поводом к отрицательному ответу, затем — подпись и дата.

Не только от предприятия может поступить письмо-отказ.

В некоторых случаях его может выразить лицо, не имеющее к компании никакого отношения: например, соискатель на какую-либо должность. Если вы являетесь именно таким человеком, формируйте отказ также сообразно с правилами и нормами деловой документации. Используйте вежливое обращение, укажите наименование предложенной вам вакансии, а также причину, по которой вы от нее отказываетесь (не забывайте о том, что потенциальный работодатель может пересмотреть условия предлагаемой вам работы).

Письмо-согласие

Ссылка на источник по правилам должна быть размещена под датой и номером составляемого письма-согласия. Первая же фраза должна содержать ожидаемое адресатом письма согласие.

Ее принято начинать со слов: «Извещаем», «Сообщаем», «Доводим до сведения» и т.п.

Как большинство исходящей документации, письмо-согласие на заключение договора (акцепт) нужно размещать на фирменном бланке или подробно указывать все реквизиты организации. Завершает письмо-согласие подпись руководителя фирмы. Если организация применяет печать, ее также нужно проставить.

Общество с ограниченной ответственностью «Летняя свежесть» ООО «Летняя свежесть» Россия, 344002, г.Ростов-на-Дону, ул.