Какие документы передаются в архив при ликвидации организации

Здесь важно помнить, что бумажное наследие ликвидируемой организации не переходит в собственность архивов, они лишь оказывают услуги по хранению и, возможно, по формированию дел и подготовки их к хранению. Данные услуги возмездные. Расходы лежат на учредителях (участниках) юридического лица и производятся за счет имущества или за счет средств самих участников (п. 2 ст. 62 ГК РФ). Следует помнить, что в приеме некоторых бумаг с небольшим сроком хранения государственные архивы могут и отказать. В этом случае придется решать вопрос о самостоятельном хранении «наследия» в течение пяти лет минимум или сотрудничать с частным архивом.

После того, как договор заключен, начинается этап подготовки документов к хранению.

Какие документы передавать в архив при ликвидации?

Условия хранения документов Где организация должна хранить кадровые документы Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Логично, если ООО также включит в свои учредительные документы требование о хранении документации организации в запирающихся шкафах или помещениях.

Передача документов в архив при ликвидации предприятия порядок

Москва, ул. Лобачевского, д. 92, стр. 6;тел.

(499) 432-23-52 Топливно-энергетического хозяйства ОВА ОАО «Мосгаз»105120, г.

Москва, Мрузовский пер., д. 11;тел.

Москвы105173, г. Москва, ул. Новопесчаная, д. 20;тел. Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Что делать с документами при ликвидации компании

В этом случае необходимо воспользоваться услугами профессиональной архивной компании, с которой, как показывает практика, при передаче документов на хранение возникает меньше проблем. Независимо от того, передаете ли вы документы в госархив или частную компанию, во время проведения этой процедуры вам потребуется заключить договор (см.

выше п. 10 ст. 12 ФЗ № 125). Договорная основа подразумевает, что расходы по подготовке документов на архивное хранение полностью берет на себя ликвидируемая организация. Соответственно, в распорядительном документе ликвидационной комиссии должен быть предусмотрен пункт, касающийся расходов на хранение документов. Кроме того, в распорядительном документе ликвидационной комиссии важно прописать условие о последующем по истечении временных сроков хранения, а также учесть связанные с этим расходы, которые впоследствии найдут отражение в вашем договоре с госархивом или архивной компанией.

Передача документов по личному составу при ликвидации предприятия

Естественно, отсутствует и вышестоящая организация.

Информацией о его местонахождении обычно располагает местная администрация. В настоящее время практически каждая администрация имеет свой сайт в сети Интернет, поиск соответствующей информации в которой значительно ускорит получение необходимых сведений.

К первоначальной беседе с архивистами вам необходимо подготовиться: — установить крайние даты документов, образующих архивный фонд вашего предприятия и — подсчитать количество дел, подлежащих передаче на архивное хранение, отдельно по каждой категории (постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, временного (до 10 лет) хранения и по личному составу).

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу? В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.

Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия — на хранение в государственный или муниципальный архив.

Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие — нет.

В государственный (муниципальный) архив передаются:1.

Какие документы сдавать в архив при ликвидации

В государственный архив направляется кадровая документация, отражающая трудовую деятельность организации. Конфиденциальность обработки информации и обеспечение сохранности документов гарантируется.

Помимо этого в архивы, – после сдачи отчётов в налоговой и пенсионном фонде, – необходимо передать опись дел по личному составу в нескольких экземплярах, включая электронный, и историческую справку.

При проведении экспертизы материалы изучаются проверочным органом, а затем выдаётся разрешение на сдачу документов в архив при ликвидации организации или предприятия.

Также клиент может сам позаботиться об аренде места для хранения архивов. Допускается передача папок правопреемнику или вышестоящей компании.

• Распорядительные документы;
• Списки сотрудников (включая уволенных), личные дела работников, карточки;
• Тарификационные, расчётные ведомости по заработной плате с указанием начислений и удержанных сумм;
• Трудовые контракты;
• Заключения аттестационных комиссий;
• Акты о несчастных случаях на производстве;
• Табели и наряды представителей вредных профессий и проч.

При подготовке архивов информация пересматривается только полистно, а не согласно заголовкам папок.

Документы должны быть систематизированы, подписаны, подшиты, пронумерованы, сложены в хронологическом порядке, иметь переплёты. Личные дела сотрудников и лицевые счета оформляются отдельно.

Невостребованная информация вкладывается в конверты и подшивается к папкам. Приём-передачу документов при ликвидации предприятия осуществляют представители нашей компании и сотрудники архива.

Сдача документов в архив при ликвидации организации

основных правилах говорится, что они обязательны для полностью всех приватных организаций.

Однако если есть наличие у конкретного архива своих особенных требований, которые, как правило, всегда обусловливаются весомыми причинами, следует относиться к ним с уважением и принять их к сведению и исполнению. К категории документов по личному составу относятся документы, образовывающиеся в деятельности кадровых служб (приказы по личному составу, собственные дела, собственные карточки служащих и т.П.) и бухгалтерии (наружные счета по заработной плате). При ликвидации предприятия, для отбора документов, подлежащих передаче на архивное хранение, мы руководствуемся пп.

8.1 разд. 8 перечня типовых управленческих документов, образовывающихся в деятельности организаций, с указыванием сроков хранения.

от примерный выбор документов по личному составу, которые есть на предприятии:— приказы по личному составу (или распоряжения, записки и т.П.)

Передача архива при ликвидации и банкротстве организации

Перечень документов, подлежащих передаче в архив, а также порядок действий при их передаче регулируется нормативными актами.

• Федеральный Закон 125-ФЗ Об архивном деле в Российской Федерации;
• Федеральный Закон 129-ФЗ О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей;
• Гражданский Кодекс (часть 1, статья 63);

Кроме того, регламентируют действия с архивами организаций такие нормативные акты как Федеральный Закон 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (если речь идет о ликвидации и/или банкротстве ООО) и Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, закрепленные в постановлении ФКЦБ России от 16.07.2003 г. № 03-33/пс — при ликвидации акционерного общества.

К передаче предназначены не только документы, время хранения которых определено как бессрочное, но и те части архива организации, документы в которых имеют ограничения по срокам хранения (например, документы, имеющие отношение к работе отдела кадров). Сроки хранения для каждого вида документов определяются приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Передача документов архива при ликвидации организации касается следующих категорий:

• все кадровые документы, с срокам хранения составляет 75 и 50 лет;
• все документы организации, срок хранения которых составляет ещё не истек.

Передача архива организации при ликвидации и/или банкротстве передаются на хранение либо в государственный (муниципальный) архив, либо в архив, который находится в ведении частной компании, оказывающей архивные услуги. Архивная компания может помочь в случаях, когда:

• документы не готовы к передаче (нарушены положения, касающиеся состояния архива и документов — например, бумаги находятся в плохом состоянии, архив не упорядочен или неполон);
• нет времени и желание заниматься самим передачей архива;
• государственный или муниципальный архив отказал в приеме и хранении (архивная организация может, на основании соответствующего договора взять на себя обязательства по временному хранению документов).

Договор с архивной компанией заключается конкурсным управляющим или ликвидатором который обязаны выделить средства на подготовку архива к передаче и на хранение документов.